Как контролировать отдел закупок: проблемы и решения. Функции отдела закупок

Материально-техничнеское снабжение предприятия является первоочередной задачей, которую приходится решать руководству для обеспечения выполнения поставленных задач в максимально эффективном режиме.

Српецифика снабжения предприятия

Для небольших фирм с узким сортаментом выпускаемой продукции это может быть один специалист по обеспечению. Для организаций среднего размера, выпускающих более широкую номенклатурную гамму, как правило, организуется уже отдел снабжения. На крупных предприятиях с развитым сортаментом нередки случаи создания управлений (дирекций) по обеспечению с развитой структурой.

В случаях, когда отдельные товарные группы велики по объемам и сложны по сортаменту, создается специализированный отдел материального снабжения по направлениям.

Например, на всех предрпиятиях трубной отрасли бюро металлов входили в состав производственных подразделений заводов. Это обосновано тем, что номенклатура заготовок составляла десятки тысяч наименований и составление графиков производства напрямую зависело от ритмичности ее поставок.

Отдел снабжения: функции

• Организация формирования номенклатуры материалов для производства продукции.
• Планирование поставок в разрезе года и по периодам года (квартал, месяц).
• Изучение рынка поставщиков необходимых товарных групп путем участия в выставках, ярмарках и других подобных мероприятиях. Выбор оптимальных вариантов снабжения с учетом логистики.
• Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль за их исполнением.
• Организация приемки поступающих товаров и изделий в соответствии с действующими документами (Положение о поставках, Инструкции П-6 и П-7).
• Оптимальное размещение закупленных материальных ценностей на складах с учетом внутренней логистики предпрития.
• Разработка нормативов потребления отдельных товарных позиций в производстве и контроль за их исполнением.
• Разработка предложений по замене дорогостоящих материалов на более дешевые с учетом их технологичности.
• Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов предприятия в части материального обеспечения.

Эту работу на предприятии возглавляет начальник отдела снабжения. Он подчиняется непосредственно коммерческому директору.

Организация обеспечения материалами

Отдел снабжения, функции которого рассмотрены выше, обычно строится по трем основным направлениям:

1. Материальные группы. Они занимаются организацией и контролем поставок товаров отдельных групп (спецодежда и обувь, концтовары, подшипники, смазки и горючее, хозтовары и прочее), контролируют их правильное использование в соответствии с требования технологического процесса. В непосредственном контакте с ними работает складское хозяйство.
2. ОТК на приемке. Организует входной контроль матералов и изделий в соответствии с упомянутыми выше положениями. В составе группы обязательно участие квалифицированного юриста, возглавляющего претензионную работу. Основанием для осуществления ее деятельности является соответствующий стандарт предприятия.
3. Бюро нормирования. Это подразделение разрабатывает и контролирует выполнение норма расхода материалов. В его состав входит специалист, отвечающий за своевременным движением бухгалтерских и финансовых документов и отчетность по ним, а также экономист или соответствующая группа. Это зависит от размера предприятия и объема потока информации.

Начальник отдела снабжения

На эту должность назначается инженер с высшим экономическим образованием, имеющий значительный опыт работы в аналогичной должности.

Начальник отдела представляет категорию "руководители". Исполнение обязанностей по должности он осуществляет в соответствии с действующими нормативно-правовыми и другими документами по материално-техническому снабжению, Уставом организации и соответствующими указаниями и распоряжениями вышестоящего руководства, должностной инструкцией.

Компетентность

Начальник отдела снабжения должен знать:

• нормативные и законодательные документы, касающиеся снабжения организации;
• рыночные способы ведения хозяйства;
• переспективные направления развития предприятия;
• методы планирования потребления материальных средств, порядок нормообразования и контроля за исполнением показателей расходования;
• организацию складского хозяйства;
• порядок ведения договорной работы с поставщиками;
• уровень оптовых и розничных цен на применяемые материалы;
• основы законодательства по труду, охране труда и пожарной безопасности.

Должностные обязанности начальника отдела снабжения

1. Организация обеспечения предприятия материальными ресурсами в требуемом качестве и количестве, а также их рационального применения для максимальной эффективности производства.
2. Управление переспективным и текущим планированием в части обеспечения основной деятельности, потребностей ремонтно-эксплуатационной службы и других потребностей предприятия на основе применения прогрессивных норм расхода материалов.
3. Изыскание способов покрытия нужд производства за счет внутренних резервов.
4. Обеспечивает заключение договоров на поставку необходимых ресурсов, изыскивает возможность установления длительных кооперационных связей.
5. Организует своевременную доставку материалов на склады организации и приемку их в соответствии с действующими стандартами.
6. Налаживает и контролирует претензионную работу по отклонениям из-за качества и количества ресурсов, соблюдения графиков их поставки.
7. Обеспечивает регулярный контроль за состоянием запасов товарно-материальных ценностей на складах предпрития, своевременное их пополнение в соответствии с нормативами.
8. Инициирует разработку мероприятий по рациональному использованию ресурсов, отходов производства и неликвидов. Изыскивает способы оптимальной доставки товарно-материальных ценностей на предприятие.
9. Организует функционирование складского хозяйства, обеспечивает соблюдение правил размещения предметов хранения.

Заключение

Отделы снабжения заводов и других предприятий непоспредственно влияют на успешность их работы. В себестоимости продукции материалы занимают определяющее место, что налагает на отдел снабжения особую отвественность за судьбу организации.

Распространенная ситуация: менеджеры отдела закупок за вознаграждение от контрагентов приобретают большие партии товаров по завышенным ценам.

Оборотный склад, методика оценки оборачиваемости запасов и специальный отчет в 1С помогут поймать нечистых на руку сотрудников, оптимизировать объемы закупок, предотвратить хищения.

Наталья Михель, заместитель руководителя финансово-экономического департамента ЗАО ИК «ЮКАС-Холдинг»

В сфере финансов и экономики более 10 лет, из них с 2006 по 2012 годы занимала должность руководителя аналитического отдела на ОАО ХК «Барнаултрансмаш», с 2014года – заместитель руководителя финансово-экономического департамента ЗАО ИК «ЮКАС-Холдинг». Автоматизировала бизнес-процессы, внедрила систему управленческой отчетности, разработала и реализовала систему оперативного контроллинга.

Три ключевые проблемы в сфере закупок

Благодаря опыту работу в экономической службе предприятия c большими объемами закупок материалов и запасных частей я выявила три основные проблемы, к которым приводят злоупотребления в сфере закупок:

2. Отсутствие контроля отдела закупок над ликвидностью закупаемых материалов

3. Закупка и списание несуществующих запчастей – актуально для автотранспортных предприятий.

Если их решить, закупки в вашей компании перестанут быть «кладезем» для нечистых на руку сотрудников. Далее разберем проблемы закупочной деятельности более подробно и расскажем, как контролировать отдел закупок.

Бесконтрольный рост закупочных цен

Есть объективные причины роста закупочных цен. Это – и общие инфляционные процессы в стране, и срочность поставки, и т.д. Но самая распространенная причина – злоупотребления службы закупок: за вознаграждение от контрагентов менеджеры приобретают товары по цене, превышающей среднерыночную.

По денежноемким и стратегическим позициям мы проводим тендеры. Поставщиков определяет менеджер по направлению. Затем служба безопасности и планово-экономический отдел их проверяют по следующим параметрам:

· надежность;

· условия поставки;

· цена и качество продукции.

В итоге договор заключаем на оптимальных условиях. Казалось бы, схема закупок понятна и прозрачна. Однако мало кто из контрагентов соглашается фиксировать в договоре цены даже на несколько месяцев. Этим то и могут воспользоваться менеджеры по закупкам.

Для контроля закупочных цен мы реализовали в 1С специальный отчет (см. рис. 1). В нем за заданный период формируется перечень закупленных ТМЦ с указанием:

· объемов,

· цены контрагента;

· цены последней поставки аналогичной запчасти, не входящей в заданный период.

Рисунок 1. Перечень закупленных ТМЦ

Затем мы внедрили схему работы с этим отчетом.

1.Планово-экономический отдел формирует отчет по итогам месяца и по каждой позиции рассчитывает индекс изменения цены по формуле:

I = P 1/ P 0, где

P 1 – цена текущей закупки;

P 0 – цена закупки предыдущего периода.

2. Служба безопасности изучает отчет, если I >1. В случае закупки материала с необоснованно завышенной ценой:

· к ответственному сотруднику применяют дисциплинарное взыскание;

· сама закупка больше не участвует в последующем анализе.

Кроме того, при попытке менеджера заключить договор, в котором стоимость материала превышает стоимость последней закупки, договор не согласовывает планово-экономический отдел.

Чтобы схема работала, мы изменили систему мотивации:

· для службы снабжения ввели показатель премирования «не удорожание закупаемых материалов, в %»;

· для каждого менеджера этот показатель рассчитываем по его номенклатурной группе материалов;

· для руководителя отдела закупок этот показатель рассчитываем по всем закупкам за отчетный период по формуле Пааше:

I = ∑ P 1 Q 1/∑ P 0 Q 1, где

P 1 – цена текущей закупки;

P 0 – цена закупки предыдущего периода;

Q 1 – количественный показатель текущей закупки.

Н3 Отсутствие контроля над ликвидностью закупаемых материалов

Часто недобросовестные менеджеры по снабжению закупают сырье и материалы у «правильных» компаний за соответствующие бонусы в количествах, превышающих требуемое для выполнения производственной программы.

Для контроля над ликвидностью закупаемых материалов большинство компаний используют коэффициент оборачиваемости запасов, который показывает скорость обновления складских запасов. Снижение этого коэффициента может свидетельствовать о неэффективном складском управлении и накоплении:

· избыточных запасов;

· непригодных к использованию материалов;

Но и высокая оборачиваемость не всегда выступает позитивным сигналом, поскольку может говорить об истощении складских запасов в результате срывов поставок, что приводит к перебоям в производственном процессе.

Чтобы поддерживать объем закупаемых материалов на требуемом уровне, мы придумали свою методику оценки оборачиваемости запасов.

1. Разделили закупаемую номенклатуру по общим качественным признакам на номенклатурные группы, закрепили ее за соответствующими менеджерами.

2. Для каждой группы материалов определили показатель оборачиваемости в днях (пример см. в таблице) в зависимости от:

ежемесячной потребности;

удаленности поставщика;

наличия минимальных партий отпуска.

Таблица. Показатель оборачиваемости

Номенклатурная группа

Оборачиваемость в днях

Черный и цветной металлопрокат

Подшипники

Приборы

Ремонтно-эксплуатационные нужды

Метизы

И т.д

Итого по всем материалам

45

3. По итогам окончания производственного цикла (в нашем случае месяц) стали считать фактическую оборачиваемость по номенклатурным группам по формуле:

Об = (Ост1+Ост2) *0,5*Дн, где

Р

Ост1, Ост2 – стоимостная оценка остатков материалов по группе на начало и конец производственного цикла в учетных ценах;

Дн – количество дней производственного цикла;

Р – стоимостная оценка расхода материалов за период производственного цикла в учетных ценах.

Отклонение от плановой оборачиваемости по каждой номенклатурной группе тщательно анализируем.

Обратите внимание!

Низкая оборачиваемость может быть вызвана не только ошибкой или умышленными действиями менеджера по закупкам, но и объективными причинами. Например:

· разовые акции от контрагентов по реализации материалов по сниженной цене, но с большим объемом заказа;

· увеличение размера минимальной партии отпуска материала – в этом случае мы пересматриваем норматив оборачиваемости.

4. Изменили систему мотивации:

· для службы снабжения ввели показатель премирования «не превышение планового показателя оборачиваемости материалов»;

· для каждого отдельного менеджера этот показатель рассчитываем по его номенклатурной группе материалов;

· для руководителя отдела закупок этот показатель рассчитываем по всем материалам.

Н3 Закупка и списание несуществующих запчастей

В нашей компании деньги на закупку запчастей всегда выделялись в полном объеме и в необходимые сроки. Однако техническое состояние автомобилей, несмотря на постоянные замены узлов и агрегатов, оставляло желать лучшего. Встал вопрос, а производится ли замена всех списанных запчастей? Ответить на него помог оборотный склад. Его главная идея – взамен выданной с основного склада детали возвращается старая. Время на ее сдачу установили один день.

Обратите внимание!

В идеале нельзя выдавать новую деталь, пока на оборотный склад не поступила старая. Однако такие жесткие условия увеличат время ремонта автомобилей, что недопустимо.

Опишу, как именно мы организовали работу оборотного склада.

1. Определили перечень деталей, не подлежащих сдаче. Это – полностью изношенные детали и те, которые после эксплуатации невозможно идентифицировать. Как правило, к ним относятся резинотехнические изделия.

2. Собрали техническую комиссию для классификации по признаку возвратности поступающих материалов. Затем внесли такой признак в базу материалов в 1С (учет по складу мы ведем в 1С на забалансовом счете).

Обратите внимание!

В случае появления новой запчасти, которой нет в базе, и, соответственно, нет признака возвратности, его указывает механик при выписывании требования-накладной.

3. Поручили технической службе раз в месяц просматривать список материалов с признаком возвратности и при необходимости корректировать его. Приходуются на оборотный склад детали с признаками:

· на утилизацию;

· в металлолом;

· на доработку (с последующим вовлечением в производство).

4. В стандартный формат требования-накладной ввели два дополнительных поля:

· ФИО механика, который выписывает запасную часть с основного склада для ремонта техники и возвращает аналог старой детали на оборотный склад. Эта мера необходима для контроля возвратности деталей;

· поле-признак возвратности запчастей, которое заполняется автоматически из ранее внесенной базы.

5. Для упрощения работы приход старых деталей на оборотный склад в 1С стали заполнять так:

· количество – вручную;

· наименования – на основании требовании-накладной. Этот документ подтверждает расход нового аналога детали с основного склада.

По наименованию мы состыковываем выданные с оборотного склада запчасти с теми, которые на него оприходованы, и выводим отчет (см. Рис. 2).

Рисунок 2. Отчет выданных и оприходованных запасных частях

Из отчета видно:

· какая, в каком количестве и когда деталь выдана с основного склада;

· когда, в каком количестве вернулся «старый» аналог детали на оборотный склад;

· ФИО ответственного за эту операцию должностного лица.

6. Для мотивации сотрудников, задействованных в этом процессе, внесли изменения в премиальное положение:

· кладовщикам включили показатель «своевременное внесение в 1С движение по оборотному складу»;

· механикам – «отсутствие несданных деталей менее 1% от оборота, подлежащих сдаче».

7. Раз в месяц на оборотном складе стали проводить инвентаризацию. В состав инвентаризационной комиссии включаем представителей:

· технической службы;

· бухгалтерии;

· службы безопасности.

По результатам инвентаризации:

· материалы, которые оприходованы на склад с пометкой «в металлом», отдельно складируем, взвешиваем и сдаем в металлом;

· материалы с пометкой «на утилизацию» в день проведения инвентаризации вывозят специализированные организации по утилизации отходов производства.

· кладовщик производит в учете списание с оборотного склада материалов с пометками «в металлолом» и «на утилизацию»;

· оборотный склад обнуляется за исключением деталей, подлежащих доработке и последующей сдачей в производстве.

Кроме того, служба безопасности проводит внеплановую инвентаризацию оборотного склада, по результатам которой она имеет право применить дисциплинарные взыскания к сотрудникам, нарушившим регламент работы склада .

Создание оборотного склада помогло:

· исключить случаи закупки и списания несуществующих запчастей, так называемого «воздуха». По истечении трех месяцев после организации оборотного склада объемы закупок в суммовом выражении снизились на 20%;

· централизовать сдачу в металлом запасных частей;

· предотвратить хищение запчастей, предназначенных для повторного применения после доработки.

Отмечу, любые мероприятия по контролю работы отдела закупок должны быть строго регламентированы. В этот процесс обязательно привлекайте:

· производственный отдел;

· планово-экономическое подразделение;

· бухгалтерию;

· юридический отдел;

· службу безопасности.

Кроме того, на предприятии должна действовать система поощрений и наказаний сотрудников, задействованных как в самой закупочной деятельности, так и в процессе контроля работы службы снабжения.

Доверив специалистам управление торговым ассортиментом и товарными потоками, руководство определяет необходимые полномочия и зоны их ответственности, что должно быть зафиксировано в должностных инструкциях и в системе мотивации закупщиков.

Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, эффективное использование оборотных средств, удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, наполненность складов и эффективность внутренней цепи поставок. Она связана с работой сотрудников практически всех отделов - от бухгалтерии до транспортной службы. В связи с этим необходимо тщательно продумать организационные аспекты закупочной логистики.

Наиболее сложные модели организации закупочной деятельности характерны для крупных сетей магазинов. Анализ отечественного и зарубежного опыта дает возможность выделить следующие модели закупочной логистики торговых сетей.

Модель 1. Напрямую от поставщика

Поставщики напрямую снабжают все магазины сети товарами. Очевидно, что это самая неэффективная схема с точки зрения транспортной логистики, которая к тому же характеризуется высоким уровнем затрат.

Модель 2. Через распределительный центр

Розничная торговая сеть создает собственный распределительный (дистрибуторский) центр. Отметим положительные стороны данного варианта: уменьшение товарных запасов на складах магазинов, повышение оборачиваемости и управляемости товарных запасов, обеспечение наличия товара в пики продаж, обеспечение качества товаров за счет организации централизованной службы качества, упрощение взаимодействия с поставщиками.

Информационное обеспечение отдела закупок

Для управления закупочной логистикой предприятие должно иметь информационные системы управления показателями ее функционирования. Они должны обеспечивать возможность тщательного анализа и контроля выполнения бизнес-процесса «Закупка».

Существенную помощь в проведении анализа процесса снабжения компании ресурсами, формировании заказов поставщикам можно получить, используя правильно выбранное программное обеспечение. При этом необходимо обратить внимание на возможности программы формировать аналитические отчеты. Каждое предприятие с помощью компьютерной информационной системы формирует свой комплекс отчетности по закупкам исходя из целей и задач, сформулированных высшим менеджментом.

Как показывает практика, распространены отчеты и показатели, которые отражают следующие аспекты закупочной деятельности:

1. Рыночные условия закупок:
   • изменение цен на закупаемые товары;
   • изменения в соотношении спроса-предложения на рынке;
   • прогнозы динамики рынка закупаемых товаров.
2. Анализ затрат на товарные запасы:
   • инвестиции в товарные запасы;
   • дневные (декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным товарным группам;
   • оборачиваемость по группам закупаемых товаров;
   • анализ полученных скидок;
   • анализ сверхнормативных запасов.
3. Эффективность закупочных операций:
   • анализ качества закупаемых товаров;
   • доля поставок, выполненных вовремя;
   • анализ случаев отсутствия нужных товаров на складе;
   • число изменений, внесенных в заказы;
   • время доставки закупленных товаров;
   • производительность труда работников отдела закупок;
   • изменения цен, произошедшие в результате переговоров, проведенной аналитической работы, улучшения упаковки, рационализации перевозки и пр.;
   • транспортные издержки.
4. Надежность поставщиков:
   • доля просроченных поставок и отказов от поставки;
   • потери от упущенных продаж;
   • доля не полностью выполненных поставок;
   • качество транспортных услуг, предоставленных поставщиками и перевозчиками.

Приведенные выше показатели контроля и оценки закупочной логистики являются необходимой частью информационной поддержки управления цепями поставок.

Аналитические возможности информационно-компьютерных систем должны давать менеджерам по закупкам полную и четкую картину всех показателей, связанных с закупочной деятельностью. Так, нормативы минимальных запасов используются для контроля уровня запасов и являются основой для формирования автоматических заказов поставщикам. При использовании автоматических заказов менеджер по закупкам тратит время только на корректировку сформированных заказов, что существенно сокращает затраты времени, так как ему не требуется просматривать остатки товаров.

С помощью программного обеспечения процессов закупочной логистики проводится систематический анализ конъюнктуры рынка и работы поставщиков товаров. Это обеспечивает компанию-покупателя полной информацией об условиях закупки необходимых товаров и дает возможность принимать оптимальные закупочные решения.

Компьютерные системы должны обеспечивать возможность прогнозирования вероятного дефицита товаров, который может привести к сбоям в торговом процессе, к упущенным продажам, а следовательно, к росту издержек и снижению прибыли. Заблаговременно полученная от поставщиков информация о возможных перебоях в поставках позволяет подготовиться к ним заранее и минимизировать возможные потери.

Современные компьютерные системы должны усиливать информационную интеграцию компании со своими поставщиками, повышать уровень сотрудничества между сторонами, входящими в цепь поставок продукции, снижать транзакционные издержки.

Большинство программных продуктов, автоматизирующих управление закупками и входящих, как правило, в компьютерную информационную систему, содержат модуль «Закупки», который выполняет следующие основные функции:

• Мониторинг договорных отношений с поставщиками и перевозчиками. Контроль выполнения обязательств по оплате поставок.
• Отслеживание выполнения графика доставки с прогнозированием времени поступления товаров на склад.
• Генерация документов, необходимых для приемки товаров на склад, с автоматическим распределением по материально ответственным лицам.
• Выставление претензий поставщику (перевозчику, экспедитору) по номенклатуре, количеству и качеству поставляемой продукции.
• Автоматизация всех операций по приходу, расходу и внутреннему перемещению материальных ценностей на складах.
• Учет всех операций с помощью карточек складского учета, заполняемых автоматически на основании первичных документов.
• Учет материальных ценностей в различных единицах измерения.
• Ведение складских операций согласно действующим правилам бухгалтерского учета.
• Ведение списка материально ответственных лиц с закреплением по складам и группам материальных ценностей.
• Учет актов инвентаризации и генерация инвентаризационной описи.
• Полная оперативная информация о количестве, качестве, сроке годности, адресе хранения, поставщике и перевозчике (экспедиторе) каждого наименования закупленного товара в любой момент времени.
• Предоставление информации о сверхнормативных и дефицитных запасах.

Компьютерные информационные системы обеспечивают хранение и использование информации о действующих договорах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарной классификации закупаемых брендов, реестре поставщиков.

Для формирования базы поставщиков товаров необходимым условием является постоянный мониторинг показателей их функционирования. Информационная система компании должна позволять вести историю каждого поставщика и данные, отражающие динамику показателей эффективности. В этой базе данных накапливается информация о потенциальных поставщиках для реализации процедуры выбора и перехода на работу с другим поставщиком.

В базе данных поставщиков, кроме названия каждого поставщика, должны храниться:

• контактные данные конкретных сотрудников компании поставщика;
• банковские реквизиты;
• условия работы, скидки, бонусы и другие договоренности, причем с историей их развития;
• прайс-листы, по которым осуществлялись закупки;
• история всех заказов у поставщика с имеющимися по ним возвратами, браком, просрочками и недопоставками;
• текущий и максимальный товарные кредиты, сроки оплаты;
• наименования поставляемых товаров;
• цена или диапазон цен в зависимости от скидок, предоставляемых за объем закупок, условия оплаты и т. д.;
• упаковка или другие данные, важные для транспортировки товаров.

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, с помощью информационной системы менеджер по закупкам должен иметь возможность контролировать ход его выполнения. При этом регистрируются все отклонения в выполнении обязательств поставщиками, чтобы менеджер мог оценить качество их работы. После получения предприятием заказанных товаров в информационную систему отдела закупок вводятся новые сведения. Эта операция включает ведение базы документов:

• журнала заказов, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа (выполнен, выполнен не полностью, не выполнен);
• реестра заказов на закупку, содержащего копии всех заказов на закупку;
• товарного реестра, показывающего все закупки каждого товара (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку);
• реестра поставщика, отображающего все произведенные у него закупки.

Не менее важным аспектом информационного обеспечения закупочной логистики является управление внутренними потоками информации, циркулирующими между подразделениями предприятия.

В качестве примера в таблице ниже приведены информационные потоки, существующие между отделом закупок и складом (отделом приема) (Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 386.)

Отметим, что в торговых предприятиях информационный обмен усложняется в связи с широким ассортиментом товаров, их быстрым обновлением и сложной структурой описания каждого наименования товара. В связи с этим основными особенностями приемки товаров в торговых компаниях являются:

• наличие большого количества поставщиков;
• разные условия упаковок;
• загрузка транспортных средств в навал (в коробах, без применения механизированных средств разгрузки) и на паллетах;
• прием продукции с пересчетом не только количества мест, но и по единицам продукции в упаковках;
• разнообразие транспортных средств, доставляющих товары;
• несоблюдение сроков доставки;
• различные требования поставщиков к порядку приема продукции, определению бракованной продукции и порядку предъявления рекламаций;
• различный состав пакета документов, сопровождающих товары.

Указанные особенности до сих пор не позволяют создать единую технологию работы со всеми поставщиками, сформировать единое информационное пространство и добиться единого документооборота, что снижает качество закупочной логистики.

Таким образом, важным направлением является улучшение информационного обеспечения закупочной логистики, что позволит компаниям создать интегрированные цепи поставок, обеспечивающие минимизацию затрат, сформировать единое информационное пространство и единый порядок документооборота.

Добавлю пару абзацев из книги Е.С. Бурдаевой «Коммерческие закупки. Взгляд изнутри» (стр.: 44-48; Питер; Сантк-Петербург; 2008)

Различные системы закупок

Система закупок на разных предприятиях строится по-разному. Основные системы, которые характерны для российских отделов закупок, можно охарактеризовать как выталкивающую и вытягивающую.

Выталкивающая система характерна для торгово-закупочных компаний или для торговых подразделений, существующих при производственных компаниях, и ориентирована на работу отдела закупок либо на имеющийся в наличии товарный запас, пополнение которого мало связано с влиянием внешних факторов.

Вытягивающая система характерна для клиент-ориентированных компаний. Главную роль играют нужды конечных потребителей (клиентов), на основании которых и строятся все закупки. В первостепенные задачи отдела закупок входит обеспечение своевременных поставок необходимого клиенту товара.

По большому счету выталкивающую систему можно считать анахронизмом, поскольку большинство закупающих структур уже давно существует для удовлетворения нужд конечного потребителя (клиента).

Считается, что существует и промежуточный вариант, при котором учитываются интересы всех участников коммерческого процесса – от производства до клиентов. Для удобства будем называть эту систему сбалансированной.

Выталкивающая система закупок

Почему я назвала выталкивающую систему анахронизмом? Судите сами – для нее характерны следующие признаки:

• существование «спущенного сверху» плана производства или плана продаж, часто слабо или почти не связанного с рыночной ситуацией и реальной конкуренцией;
• влияние отдельных поставщиков на эффективность закупок исключительно велико. По большому счету ассортиментная политика такой компании почти полностью зависит от ассортимента ее стратегических поставщиков;
• явное предпочтение метода консигнации в закупках, при котором поставщик затаривает склады покупателя своими товарами, как бы отдавая их ему на хранение до того момента, когда в них возникнет необходимость. С одной стороны, это удобно, поскольку позволяет избежать авральных закупок: в наличии есть нужный товар и нет необходимости планировать его расход, заказывать, оплачивать заранее и ждать поступления на склад, глядя на часы. С другой стороны, компания-закупщик в этом случае несет дополнительные расходы на хранение товара, которые очень редко добровольно компенсируются поставщиком;
• предоставляемая клиентам отсрочка практически напрямую зависит от отсрочки платежа, предоставляемой поставщиками;
• низкая конкурентоспособность компании-закупщика, вызванная тем, что возможности компании по продажам ограничены имеющимся в наличии запасом;
• относительно низкий профессиональный уровень закупщиков, поскольку вялотекущая деятельность, проходящая в плановом режиме, не дает им возможности развить в себе способность к молниеносной реакции на изменение потребности клиента или рыночной ситуации. По большому счету, способность закупщиков быстро реагировать на происходящее и принимать оптимальные решения в максимально сжатые сроки просто атрофируется
  в условиях «плановости» и «вялотекучести» закупок;
• отдел маркетинга такой компании обычно ориентирован на сбыт имеющихся в наличии товаров, а не на реальные потребности рынка в текущий момент;
• большое количество неликвидных остатков товаров;
• ценовая политика недостаточно гибкая, поскольку при формировании цен продаж руководство в первую очередь учитывает не рыночную стоимость товара, а ориентируется на цены закупки с учетом своих производственных издержек или затрат на доставку и хранение.

Глагол, максимально точно характеризующий такую систему, – это push (англ.: толкать).

Схема выталкивающей системы закупок

Алгоритм действий в системе выглядит так:

1. Составили план производства (план продаж).
2. Закупили сырье – произвели товар или затарили склад товаром стратегического поставщика.
3. Всячески пытаемся имеющийся на складе товар вытолкнуть.

Думаю, вы согласитесь, что эта система уже стала историей для большинства коммерческих организаций и что для них гораздо более привычна вытягивающая система, для которой подходит глагол pull (англ.: тянуть). Ведь коммерческие компании в большинстве своем относятся к клиент-ориентированным.

Вытягивающая система закупок

Для вытягивающей системы характерны следующие отличительные черты:

• вместо плана продаж формируется прогноз продаж, который используется не как руководство к действию, а как ориентир для планирования закупок на ближайшее время;
• на закупки гораздо большее влияние оказывают стратегические клиенты, а не стратегические поставщики. Интересы клиента ставятся на первое место, при этом очень часто почти не учитываются дополнительные затраты, связанные с его обслуживанием;
• отношения с поставщиками неоднозначные, в интересах клиента им постоянно «выкручивают руки», требуя от них полного и безоговорочного приспособления к требованиям закупщика, основанным на потребностях клиента;
• потребности в товаре или сырье непостоянные и труднопрогнозируемые, что очень часто приводит к срывам поставок, неравнозначности заказов, требованиям нереальных сроков поставки и т. д., и т. п. Именно для такой системы характерны так называемые «авральные» закупки, когда необходимый товар нужен «вчера», а его почти невозможно получить даже «завтра»;
• платежи поставщикам зависят от отсрочки оплаты, предоставляемой клиентам;
• ценовая политика основывается на рыночной ситуации и отношениях с поставщиком, именно она является определяющим фактором при установлении максимально допустимых закупочных цен, а также при выборе поставщиков, относящихся к группе с допустимым ценовым уровнем;
• стремление к максимальному охвату клиентов и завоеванию их лояльности любой ценой, выражающееся в старом принципе «клиент всегда прав»;
• отдел маркетинга обычно занимает в компании ведущие и даже диктаторские позиции и ориентирован на изучение потребностей рынка и привлечение максимального количества клиентов;
• незначительные неликвиды, иногда превращающиеся в острый дефицит и нехватку или даже отсутствие нужного товара на складе;
• закупщики при такой системе в большинстве случаев напоминают загнанных лошадей, поскольку вынуждены работать в условиях непредсказуемости со всеми вытекающими отсюда последствиями: авралами, бесконечным поиском виноватых, безуспешными попытками как-то спланировать закупки и т. д.

Схема вытягивающей системы закупок

Как мы видим, у каждой из описанных систем есть как плюсы, так и минусы. Поэтому сказать однозначно, что вытягивающая система предпочтительнее выталкивающей, нельзя.

Я вообще считаю, что нет смысла сравнивать их, поскольку в идеале системы закупок должны быть сбалансированными и основываться на плюсах обеих. Это возможно, однако для того чтобы система действительно была сбалансированной и жизнеспособной, усилий одного только отдела закупок недостаточно. Для создания успешного симбиоза вытягивающей и выталкивающей систем требуются консолидированные усилия как минимум трех служб компаний: закупок, маркетинга и логистики. Ну и, естественно, необходима административная поддержка топ-менеджмента.

Сбалансированная система закупок

На что нужно ориентироваться, создавая сбалансированную систему закупок? Я бы выделила следующие важные направления:

• взаимосвязанное прогнозирование продаж, планирование закупок и управление складскими остатками (читай: согласованная работа отделов маркетинга, продаж, закупок и логистики);
• необходимость анализа всех возможных факторов, влияющих на правильное планирование;
• автоматизация бизнес-процессов, в первую очередь введение автоматизированного управления и других систем, которые могли бы связать разные отделы предприятия в единое целое;
• создание слаженной команды и поддержание корпоративного духа не только внутри отделов, но и в целом в компании, особенно во взаимосвязанных и взаимозависимых подразделениях;
• плавный переход от градации бизнес-процессов по степени важности (или от системы управления одного бизнес-процесса другим) к равноправному взаимодействию процессов (например, отсрочка, предоставляемая клиенту, не должна зависеть от отсрочки, предоставляемой поставщиком, и наоборот).

Трудность перехода к сбалансированной системе заключается в том, что она выглядит гладкой только на бумаге – как, впрочем, и другие идеалистические системы. На самом деле каждый отдел обычно тянет одеяло на себя, и найти вариант взаимодействия, при котором будут налажены прочные горизонтальные связи между ними и учтены интересы всех, достаточно сложно. Однако к этому надо стремиться.

Взаимодействие отдела закупок с другими отделами

Как же выглядит сбалансированная система в действии?

1. Отдел маркетинга формирует закупочную политику.
2. Отдел закупок реализует ее.
3. Отдел логистики обеспечивает расчет оптимального соотношения объемов закупки, размеров запасов, сервиса и наиболее приемлемые способы доставки по каждому виду товаров (сырья).

При этом все три отдела должны действовать как слаженный механизм, что достаточно сложно из-за постоянного несовпадения интересов. Однако если сказочный Тянитолкай мог легко согласовать действия своего организма, имея две смотрящих в противоположные стороны головы, то почему этого не могут сделать несколько умных, нацеленных на успех людей?

Конечно, могут. Для этого нужно совсем немного – выполнять действия, перечисленные выше, учитывая мнение других отделов.

Рассмотрим это на конкретном примере.

Однажды я проходила стажировку в крупной компании по продаже электроники, в которой был очень агрессивный и продвинутый отдел маркетинга, регулярно запускающий разные промоакции, нацеленные на стимулирование продаж. Представляете, наверное, суть такой акции: купите телевизор и получите кофеварку бесплатно, купите холодильник и стиральную машину, а пылесос получите бесплатно, и т. д. При этом о запланированных акциях последними почему-то узнавали закупщики.

А закупки в этой компании осуществлялись согласно следующему алгоритму:

• отдел маркетинга определял ассортиментную политику продаж на ближайший месяц и сообщал отделу закупок ориентировочный прогноз;
• отдел закупок формировал заказ поставщикам, в котором указывался максимальный объем необходимого товара плюс-минус процент погрешности;
• логисты ежедневно отслеживали остатки товаров на складах и организовывали доставку необходимого количества товара дважды в неделю.

Система работала достаточно успешно во всем, кроме промоакций.

Проводились они сумбурно, под влиянием каких-то не поддающихся планированию и анализу факторов. Например, начальник отдела маркетинга мог прийти на работу в среду в крайнем возбуждении и заявить своим сотрудникам: «Наши конкуренты объявили о проведении имиджевой акции со следующего понедельника! Бесплатная цветомузыка всем купившим музыкальные центры “ХХХ” в течение недели! Нам надо срочно что-то придумать!»

Пару дней спустя закупщики с удивлением узнавали из развешенных в магазинах сети постеров, что через неделю каждый клиент их копании, купивший компьютер, монитор и принтер, получит бесплатную веб-камеру. Уложиться в неделю и завезти во все магазины нужное количество веб-камер обычно не удавалось. Более того, отдел маркетинга даже не мог более-менее точно спрогнозировать результаты промоакции, поэтому никто не знал, какое именно количество товара необходимо.

В результате отдел закупок не успевал приобрести необходимый товар, отдел логистики, соответственно, не успевал завезти его во все торговые точки, участвующие в акции, эффективность последних оказывалась настолько низкой, что порой приводила к негативным результатам и неприятным ситуациям с клиентами, которые чувствовали себя обманутыми.

Заканчивались такие ситуации, как правило, внутренними «разборками», поиском виноватых и усилением взаимного непонимания и недовольства между отделами.

Подобная несогласованность часто встречается в крупных компаниях. Избежать ее можно только одним способом: внедряя и культивируя политику общности целей. Если у всех так или иначе вовлеченных или причастных к процессу закупки отделов (подразделений) будут общие цели, если будет некая взаимозависимость оценки результатов труда от эффективности взаимодействия между отделами, можно будет создавать и развивать сбалансированную систему закупок. Другими словами, 90 % успеха зависит от правильной мотивации участников процесса. Ну а оставшиеся 10 % зависят от того, созданы ли оптимальные условия для наиболее эффективного взаимодействия этих самых участников.

Сайт сайт

Компания

Первая система. Центр автоматизации торговли

В этой статье вы прочитаете о том, для чего предприятию необходим отдел снабжения, какую структуру отдела снабжения можно считать оптимальной и как организовать эффективное управление отделом снабжения. Ответы на эти вопросы, а также подробную информацию о функциях и обязанности отдела снабжения читайте далее.

Зачем предприятию отдел снабжения

Работа отдела снабжения необходима для того, чтобы поддерживать на предприятии достаточный запас товаров. Он занимается определением потребностей компании в определенных материалах, товарах, технических ресурсах, а также организацией их хранения и выдачи, контролируя назначение использования материально-технических ресурсов и содействуя их экономии.

Сотрудникам отдела снабжения при решении данной задачи предстоит изучение, учет спроса и предложения по всем потребляемым материальным ресурсам, а также анализ уровня и колебания цен на продукцию, на услуги посредников, поисксамого выгодного варианта товародвижения, оптимизация своих запасов с учетом сокращения складских и транспортно-заготовительных издержек.

• Директор по производству: функции и требования к должности

Основная функция отдела снабжения заключается в оптимальном, своевременном обеспечении соответствующих материальных ресурсов для производства - подходящего качества и комплексности.

Какие функции выполняет отдел снабжения

Функции отдела снабжения представлены по 3 базовым направлениям:

1) Планирование, в том числе:

Изучение внутренней и внешней среды предприятия, рынки отдельной продукции;

Прогнозирование, определение потребностей предприятия в материальных ресурсах всех видов с планированием оптимальных хозяйственных связей;

Планирование потребности в материалах с установлением лимита на отпуска цехам;

Оптимизация производственных запасов;

Оперативное планирование снабжения.

2) Организационные функции:

Сбор сведений о потребностях в продукции, участие в выставках-продажах, ярмарках, аукционах и пр.
- анализ источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах, чтобы определить оптимальный;
- получение и организация поступления реальных ресурсов;
- заключение хозяйственных договоров поставки с выбранными поставщиками;
- обеспечение участков, цехов, рабочих местах необходимыми материальными ресурсами;
- организация складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения.

3) Контроль и координация работы, включающие:

Контроль выполнения обязательств поставщиков по договорам, сроки поставок;
- входной контроль комплексности и качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
- контроль производственных запасов;
- выдвижение претензий в отношении транспортных компаний и поставщиков;
- анализ работы службы снабжения, разработка мер координации снабженческой деятельности, повышение эффективности её деятельности.

Структура отдела снабжения

В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:

1. Размеры предприятия;

2. Отраслевая принадлежность;

3. Тип производства;

4. Число и географическое положение поставщиков;

5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов

6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.

При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности - в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.

Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.

Вопросами управления материально-техническим снабжением на малых предприятиях занимается руководитель предприятия либо его заместитель - это свойственно непроизводственным предприятиям. В малом предприятии по мере укрупнения может формироваться отдел снабжения. При создании отдела снабжения в компании передаются в его распоряжении все функции складирования, доставки, управления материальными запасами.

В числе основных типов организационных структур службы снабжения отмечаются:

1. Функциональная структура:

Транспортный отдел;

Отдел закупок;

Планово-диспетчерский отдел;

Складское хозяйство;

Группа таможенного оформления грузов.

Подобная структура отдела снабжения подходит для средних предприятий без отдела логистики. Планово-диспетчерский отдел занимается планированием закупок, контролем, регулированием и анализом выполнения плана снабжения. Функциональная структура - базовая, присутствуют её элементы в других типах организационных структур снабженческой службы. На малых предприятиях, как правило, в службу МТС входят транспортный отдел, отдел закупок и склад.

2. Товарная структура. При использовании на предприятии широкого ассортимента материальных ресурсов со значительными объемами закупок, могут формироваться в службе снабжения товарные подразделения, которые работают с материальными ресурсами определенных видов. Свойственна подобная структура крупным оптовым и производственным торговым компаниям.

• Компетенции менеджеров по продажам: 7 признаков профессионала

Товарные подразделения занимаются оперативными функциями снабжения и закупок конкретных материальных ресурсов. Планово-диспетчерская группа занимается планированием, контролем и регулированием выполнения плана снабжения. Группой таможенного оформления обеспечивается оформление таможенных документов с прохождением приобретаемых за границей материалов через таможню.

3. Рыночная структура. При закупке предприятием ресурсов на различных рынках, либо в разных странах, формируются в снабженческой службе региональные подразделения, работающие с поставщиками из данных рынков (стран). В результате удастся учитывать нормы законодательства и специфику данных рынков.

4. Матричная структура службы снабжения - формируется при реализации в компании нескольких проектов либо при выпуске разных видов продукции. Для каждого продукта либо проекта в таком случае формируется свое подразделение закупок.

При создании в компании службы логистики в ее структуру передаются отделы транспортный, диспетчерский, таможенного оформления и склады.

У цехов на крупных предприятиях есть свои подразделения снабжения, занимающиеся планированием. Оперативным регулированием снабжения участков и цехов материальными ресурсами. У данных подразделений свои склады, получая материальные ресурсы со складов отдела снабжения предприятия.

Служба снабжения на крупных предприятиях может включать отдел внешней кооперации, который обеспечивает комплектующие и полуфабрикаты от поставщиков. Строиться данные отделы могут на основе товарного либо функционального признака.

Где отделу снабжения брать поставщиков

Каталоги и прайс-листы;

Интернет;

Торговые журналы;

Ярмарки и выставки;

Финансовые институты официальных органов, банки;

Орговые директории;

Торги и аукционы;

Торговые представительства;

Собственные исследования;

Конкуренты потенциальных поставщиков;

Личные контакты, переписка с возможными поставщиками;

Специализированные информационные агентства, исследовательские организации;

Торговые ассоциации;

Регистрационные палаты, государственные ведомства, лицензионные службы, налоговая инспекция и другие органы, располагающие открытой информацией.

Существенную выгоду могут принести закупки

на конкурсной основе

Если подозреваете специалистов службы снабжения в откатах, нужно поручить сотрудников из другой службы заняться блиц-аудитом условий закупок. В частности, сравнение ваших цен на закупки с публичными, запрашивая предложении на основные приобретаемые товары от лица вымышленной компании (либо от другой компании, если проверяемому неизвестно родство предприятий). При подобном общении удастся определить реальные цены поставщика, понять методы его лоббирования своих интересов в компаниях-покупателях.

Налаживайте взаимодействие между отделами. Отделу закупок необходимо контролировать информацию на рынке, с информированием производственного отдела (отдела продаж в торговой компании) про появление новых товаров с лучшей потребительской ценностью, свойствами, предложенных поставщиками Снабженцы будут получать у поставщиков данные о новых товарах и технологиях, привнося новые возможности в работу своей компании.

Сергей Филиппов, директор архитектурного бюро «Сергей Скуратов Архитектс», Москва

• Как создать отдел закупок: подходы к формированию на примере торговой компании
• Место отдела закупок в организационной структуре компании

Сложно переоценить значимость грамотно организованного отдела закупок для стабильной и экономически целесообразной работы всей компании. Создание отдела закупок возможно по двум методам. В зависимости от выбранного варианта со стороны гендиректора либо собственника компании, в значительной мере будет зависеть судьба отдела.

В зависимости от дальновидности собственника или директора компании, может использоваться определенная модель создания отдела закупок. Приходилось реализовывать в моей практике программы и максимум, и минимум. По личному опыту могу утверждать – второй вариант более предпочтителен.

Формирование отдела закупок: первая модель

1. Постановка задачи . Началом в построении отдела закупок является непосредственно формулировка задачи. От гендиректора требуется определить, с какой целью формируется отдел – количество артикулов, число поставщиков, ассортиментные группы, темпы оборачиваемости, на которые планирует выйти компания. На основании данных показателей и будет определяться необходимое количество сотрудников, требующийся уровень квалификации работников.

2. Квалификация и количество сотрудников . Работать в отделе могут 2-5 человек. Зависит точная цифра от количества поставщиков, с которыми работает компания. В расчете на 1 менеджера по закупкам должны устанавливаться 3-7 поставщиков – здесь учитывается специфика поставляемых товаров, объем закупочного оборота.

Основные обязанности менеджеров – контроль поставок, состояния запасов на складах, оплат поставщикам, выполнения контрактов, проведение работы с претензиями. Оптимальный вариант, когда у менеджеров отдела существует опыт в сфере, аналогичной вашей. Поскольку при большем количестве имеющихся контактов у менеджера, тем лучше удастся быстрее наладить эффективную работу отдела.

Директора по закупкам можно привлечь из другой сферы деятельности. Главной задачей этого специалиста становится выполнение общих планов, с отслеживанием дефицитов и неликвидов, темпов оборачиваемости и продаж по компании, с заключением договоров поставок. В список его обязанностей входит также поддержание стабильности ведения контракта – не прерывая его в случае отсутствия какого-нибудь менеджера. Поэтому специалисту необходимо знать состояние по каждому контракту.

• Организация закупок в условиях жесткой экономии: 6 правил повышения эффективности

3. Техническое задание от отдела продаж . Работа отдела закупок не должна вестись исключительно на усмотрение либо по заданию руководства. Он занимается реализацией плана продаж – фактически, прописанного технического задания, подготовкой которого занимается соответствующий отдел. План, рассчитанный на определенный временной интервал, подготавливается директором по продажам, основываясь на прогнозе продаж (оптимально – на год вперед с поквартальной и помесячной разбивкой, с разделением по производителям, товарным линейкам, каждому отдельному артикулу). При составлении плана должны учитываться показатели, которые связаны с минимальной рентабельностью бизнеса (предоставленные финансистами. План продаж далее должен утверждаться гендиректором, становясь определенным внутренним законом. Директор по закупкам с учетом данного плана сможет сам найти поставщика, определив условия и цену поставки товара. От него требуется синхронизация сроков поставок и календарного плана продаж.

4. Денежная мотивация . Должна определяться в зависимости от достигнутого коммерческого результата и строится следующим образом:

• окладная часть (около 40% от общего дохода для менеджеров и 55-60% - для руководителя отдела закупок);
• бонусная часть (50% - для менеджеров и 30-35% - для руководителя);
• административная премия (10%).

Бонусная часть должна зависеть от 3 главных факторов:

• Своевременность поставки товара. Оценить данный критерий легко. Устанавливается за выполнение условия соответствующий бонус. Если товар был доставлен ранее либо позже установленного срока, выписывается штраф для менеджера и директора по закупкам.
• Объем неликвидов относительно всего товарного запаса. При меньшем количестве неликвидов, тем лучше работа отдела закупок – соответственно, за это полагается бонус. Действует и обратное утверждение. Также зарплата может рассчитываться с учетом дефицитов, однако этот подход менее критичен, хотя и довольно нежелателен. Ведь дефициты влияют на упущенную выгоду. А неликвиды затоваривают склад, с уменьшением оборотных средств.
• Средняя оборачиваемость товарного запаса по складу в течение отчетного периода. Нормируется этот показатель достаточно легко, с премированием либо штрафами в случае отклонений в большую либо меньшую сторону.

Бонусная часть в доходе сотрудников зависит порядка на 50-60% от оборачиваемости. А неликвиды (дефицит) и своевременность поставки товаров учитываются в равных долях. Зависит бонус начальника отдела от общей работы менеджеров и склада. А уже на бонус по каждому менеджеру влияет часть, которой управляет.

5. Срок создания отдела. Строил рассмотренную модель 1,5-2 месяца. За это время удалось набрать штат, создать модель управления и наладить процессы взаимодействия с отделом продаж.

Как контролировать закупщика: 4 принципа

Хотите убедиться, что закупщик покупает товары по оптимальной цене и не сидит на откатах? Проверьте подчиненного. Для этого редакция журнала «Генеральный директор» использовать четыре принципа.

Внедрив перечисленные правила, вы наведете порядок в отделе закупок, сможете оценить, насколько эффективно специалисты делают свою работу, какие инструменты используют. В дальнейшем на базе этих знаний сформируете политику закупок компании .

Место отдела закупок в организационной структуре

Считаю, что директор по закупкам на административном уровне должен быть в подчинении гендиректора. А функционально он должен подчиняться коммерческому директору либо директору по продажам. Техническое задание о том, что необходимо приобрести, предоставляется продавцом – если всё будет сделано отделом закупок по утвержденному заданию отдела продаж, можно говорить о нормальной работе модели.

Руководитель отдела закупок, в зависимости от конкретной ситуации, может быть в подчинении коммерческого директора. Однако продавцу необходимо предоставить похожую мотивацию – чтобы поставленное задание было действительно выполнимым. Конечно, продавец диктует свои правила, поскольку зарабатывает деньги. Однако и требования к продавцу всегда оказываются выше – ему необходимо ощущать рынок, коммерческий процесс, с формированием прогноза продаж на каждый артикул. Считаю, что в компании «крайним» должен оставаться продавец – от него зависит общее развитие бизнеса и получаемый доход.

Говорит генеральный директор

Сергей Макаренко , генеральный директор компании «Вюрт-Русь», Москва

На премию закупщика должен влиять план продаж. Могут в расчете учитываться также некоторые другие коэффициенты. В частности, мы используем «коэффициент сервиса» – сколько позиций из поданных заказов можем удовлетворить сразу. Этот показатель должен составлять не мене 96-97%.

Когда отдел закупок смог набрать мощность, введем для коллектива годовой бонуса от прибыли до налогообложения. Выступаю против привязки всех рабочих параметров к зарплате. Поскольку зарплата оказывается непрозрачной. Не может человек решать многофакторную задачу и просчитывать бонусную часть заранее.

Выплачиваем для работников отдела закупок фиксированный оклад. Но за очень сложные контракты следует предоставлять поощрительные бонусы по результатам работы. Не нужно привязывать зарплату менеджеров от объема закупленной продукции. При явном переизбытке товаров определенного поставщика, если невозможно объяснить причины излишков, руководитель должен задуматься – у менеджера может быть личная заинтересованность в таких закупках.

Вторая модель создания отдела закупок

Данная модель включает всё рассмотренное выше, однако предлагается другой принцип организации работы отдела. Если планируете организовать более эффективную модель, начинать нужно с введения внутреннего хозяйственного расчета на предприятии, и формируя самостоятельный центр финансового учета на базе отдела закупок.

Мы говорим про создание внутренних рыночных отношений в компании, используя систему бюджетного управления. Директор по закупкам в таком случае, при выполнении рассмотренных выше обязанностей, выступает как держатель бюджета закупок, общий центр финансового учета. Сэкономленные средства благодаря оптимизации логистики и более выгодным контрактам становятся личным гонораром специалиста, также вознаграждением для отдела.

Внутри компании формируется предпринимательский спрос уже на уровне отделов и служб, способствуя более стремительному развитию бизнеса. Все сотрудники заинтересованы в развитии компании для получения дополнительных бонусов. Предоставление бонусов будет стимулировать руководителей отдела закупок меньше участвовать в коррумпированных схемах с поставщиками, что всегда возникает на рынке. Такая модель не позволяет полностью избежать проблемы откатов, но значительно уменьшает их количество.

Отдел закупок выступает перед отделом продаж определенной внешней компанией, у которой и оформляется заказ. Но при этом сохраняются внутрифирменные отношения. Сохраняется своя доходность по каждому отделу, с индивидуальным финансовым результатом – делится официально, основываясь на действующем у нас тарифном соглашении. Часть средств уходит как внутренний налог для собственника, ведь он разрешает для отделов и сотрудников использовать свой бренд для работы и дохода. Этот налог – та часть, которую затем собственник получает в виде дивидендов либо средств для инвестиций и развития бизнеса.

Эта модель является частью системы бюджетного управления с применением бизнес-единиц. При использовании данной модели с самого нала, отдел закупок выходит на максимальную эффективность (такое утверждение в принципе верно также для остальных департаментов и отделов). Для создания такой модели мне требовалось 8-18 месяцев. Главная сложность заключается в работе с психологией сотрудников – превращая их в самостоятельных предпринимателей и ваших соратников. Не каждый справиться с этой ролью, и с некоторыми сотрудниками приходится расстаться. Но полученный результат превосходит ожидания. Поэтому мы всегда используем эту модель.

• Нематериальная мотивация персонала – система, способы, примеры

Говорит генеральный директор

Сергей Мирошниченко , генеральный директор ООО «Средневолжская газовая компания», Самара

Наша сервисная компания входит в структуру естественных монополий. У нас нет классических отделов закупок и продаж. В подчинении гендиректора компании находятся его замы, руководители структурных управлений и филиалов. Каждое управление наделено достаточной самостоятельностью работы – со своим планом работ, бюджетом, регламентами по оплатам и работам.

Направлены все закупки для обеспечения материальными ресурсами реконструкции и строительства сетей. В общей сложности 90% материалов (порядка 30 товарных групп) приобретаются УПТК в составе головной компании. Управление находится в подчинении гендиректора по коммерческим вопросам. У компании за последние годы сформировался круг надежных поставщиков, с довольно отлаженной системой. Поэтому выделение отдела закупок в общей структуре компании и появление должности директора отдела мы сочли неактуальными.

Работники УПТК совместно с коллективом отдела проведения торгов (в подчинении первого зам. гендиректора) занимаются подбором подходящих поставщиков. Далее отделом торгов производится анализ правильности процедур закупки, с выбором поставщиков по конкурсу или запросу котировок.

Принимается решение непосредственно отделом торгов, с составлением протокола. Проводится данная процедура обычно при заключении крупных контрактов. Закупается уникальная продукция обычно у определенного поставщика – поскольку первоочередное значение отводится качеству. Управление обеспечивает поставки продукции на центральный склад при получении заявок от других подразделений.

Сергей Макаренко, генеральный директор компании «Вюрт-Русь», Москва

Не считаю, что компании уже с первых дней своей работы необходим серьезный отдел закупок. Основное в таком случае – найти клиента, важнее на данном этапе оказывается не сама закупка, а развитие продаж. Закупки товаров производятся по простейшим вариантам – к примеру, в одном месте, без поиска наиболее выгодных цен. Поскольку пока компания не располагает достаточным пониманием особенностей рынка. В таком случае на закупщика больше приходятся технические функции.

Недавно открывали дочернюю компанию по своему профилю. Сначала вопросы закупок решал Генеральный Директор. Но затем нашелся человек, который смог взять на себя полностью всю работу с товарами – от поставщика до склада. Он был отличным логистом, основная задача заключалась в организации оптимальных импортных путей товара. Однако компания со временем перешла к следующей стадии – фазе быстрого роста. В таких условиях мы стали нуждаться уже в специалисте с совершенно другим пониманием особенностей работы склада. Хороший закупщик сам по своей сути является предпринимателем, который находится в постоянном поиске лучших предложений и готов к оправданному риску.

Начинается работа отдела закупок по-настоящему, когда компания уже уверенно ощущает себя на рынке, выстроив систему сбыта и определив основные сегменты целевых клиентов. Для повышения конкурентоспособности необходим тщательный контроль качества продукции, важное значение отводится ценообразованию и грамотно продуманному ассортименту. Закупщик может выбрать качественный товар, определить подходящего поставщика, согласовать цены. От его талантов переговоров в значительной мере и будет зависеть итоговое место компании на рынке.

Мы в течение нескольких последних лет находимся на этапе развития. Пришлось менять закупщика-логиста, вместо которого пришел закупщик-предприимчивый сотрудник. Сейчас рост составляет на уровне 40-50% ежегодно, а ранее с трудом доходили до 25%. Сначала приглашенный сотрудник был на должности менеджера по продуктам, затем освоил постепенно весь ассортимент компании (порядка 3 тыс. артикулов у складской компании, а концерна – 50 тыс. наименований). Ставим перед собой целью выйти на показатель в 15 тыс. артикулов, и отдел закупок призван стать эффективным средством дальнейшего роста компании.