Что входит в обработку документов. Особенности организации работы с кадровыми документами. Организация работы с исходящими документами

обработка документов - Создание, редактирование и сохранение документов с помощью специального программного обеспечения. Обработка документов является основным назначением текстовых процессоров. Тематики информационные технологии в целом EN …

Подготовка документов, поступающих в бухгалтерию. В О.д. входит их проверка с точки зрения законности, соблюдения формы и наличия в них обязательных реквизитов. Затем производится расценка документов и их группировка. Заканчивается О.д.… … Словарь бизнес-терминов

ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ - подготовка документов для записи в соответствующие учетные регистры. Поступающие в бухгалтерию документы прежде всего проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций, соблюдение формы документов и наличия в них… … Большой бухгалтерский словарь

ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ - подготовка документов для записи в соответствующие учетные регистры. Поступающие в бухгалтерию документы, прежде всего, проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций, соблюдения формы документов и наличия в них… … Большой экономический словарь

Обработка документов, которая опирается на международные стандарты, стандартный обобщенный язык разметки и сетевую службу ODA. См. также: Обработка документов Финансовый словарь Финам … Финансовый словарь

распределенная обработка документов - — [Л.Г.Суменко. Англо русский словарь по информационным технологиям. М.: ГП ЦНИИС, 2003.] Тематики информационные технологии в целом EN distributed document processing … Справочник технического переводчика

электронная обработка документов - — Тематики электросвязь, основные понятия EN electronic document handlingEDH … Справочник технического переводчика

ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ПОЧТЕ - согласно параграфу 3.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, – процедура, включающая в… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

обработка текстов - Использование вычислительной машины для ввода, редактирования, форматирования и печати текстов и документов. [ГОСТ 15971 90] обработка текстов Процесс создания, редактирования и хранения текстовых документов на компьютере с помощью специальной… … Справочник технического переводчика

Обработка - 7. Обработка* Математический и (или) логический анализ результатов измерения Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Книги

• , С. Н. Смирнов. В книге рассказывается о современных методах и средствах создания систем обработки и отображения документов с использованием Web-технологий и СУБД промышленного уровня. Рассмотрены…
• Электронная обработка документов. XML, JavaScript, JDBC , Смирнов С.Н.. В книге рассказывается о современных методах и средствах создания систем обработки и отображения документов с использованием Web-технологий и СУБД промышленного уровня. Рассмотрены…

Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизовано. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка - экспедиции, как одного из структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организации (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

• 1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.
• 2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.
• 3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.
• 4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкладывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет подписи «лично», а документ носит личный характер.
• 5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.
• 6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов - на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.
• 7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки - адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенный вопросы.

Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельными структурным подразделением или исполнителем.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналами информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

В общем случае содержательной обработкой документа в широком смысле является исполнение каких-либо действий, улучшающих жизнь населения или эффективность функционирования муниципальных служб. Однако в аппарате управления муниципальных организаций обработка документов понимается в более узком смысле - как выработка определенных управленческих решений, которые опять же формулируются в форме документов.

С понятием обработки тесно связано неформальное понятие исполнения документа. Порядок исполнения сильно зависит от вида документа, от того, к какому участку работы он относится и т.д.

При этом будем иметь в виду, что автоматизированная обработка документов никогда не дает 100% безбумажной работы, а всегда соседствует с обработкой бумажных копий документа. Технология автоматизации стыкуется с ручной обработкой на этапах ввода документа в компьютер и вывода на печать. Кроме того, часто при компьютерном хранении данных о документе необходимо сверить их с занесенными от руки на бумажном носителе пометками (резолюциями, визами, подписями). Поэтому проследим поэтапно обработку документов, как в компьютерной среде, так и на бумажном носителе.

Приведем примерный порядок исполнения входящего документа служебной переписки.

1. Определение получателя документа внутри муниципальной организации. Получателем может быть должностное лицо, имеющее право подписи для переписки с внешними организациями или структурного подразделения. Этап выполняется в экспедиции организации.

2. Регистрация письма. Письму присваивается учетный номер и дата входящего. Этап выполняется в канцелярии (или ее подразделении в крупных организациях), обслуживающей то должностное лицо, которому направлена корреспонденция из экспедиции.

3. Наложение резолюции. Лицо, принимающее решения, ознакомившись с документом, налагает на него резолюцию, ставит (или нет) его на контроль, указывая дату и подписывается. При этом определяется подразделение или лицо, которое будет исполнять документ.

4. Определение исполнителя, в том случае, если письмо контрольное. Начальник того подразделения, которому по кругу его обязанностей придется иметь дело с документом, определяет конкретного исполнителя (исполнителей), указывая при необходимости детали поручения, срок его выдачи и ожидаемый срок исполнения. В зависимости от структуры организации, эта операция может быть многократной - документ возвращается в канцелярию, где производится операция переметки и постановки на контроль.

5. Окончание исполнения. На основании личного доклада исполнителя или какого-либо документа, фиксируется дата и результат исполнения. Например: предложение отклонено на основании такого-то пункта такого-то Закона. Исполнение может закончиться решением о необходимости передать документ в другую организацию (по профилю документа или на экспертизу и т.д.).

6. Рассмотрение документа в другой организации. Этот этап, как правило, начинается отсылкой документа с сопроводительным письмом в другую организацию, а заканчивается получением оттуда ответа (Переписка).

7. Дополнительный контроль. Если после рассмотрения в другой организации или еще по каким-либо причинам исполнение документа не закончено, а контрольный срок истек, документ ставится на дополнительный контроль, с повторным заполнением соответствующих реквизитов.

Опыт эксплуатации компьютерных систем автоматизированной обработки документов позволяет четко классифицировать операции, реализующие описанную "бумажную" технологию обработки документов:

Ввод информации, т.е. заполнение "электронной карточки" (паспорта) документа и установка ссылок на файлы фактографической информации;

Хранение введенной информации в базе данных;

Периодическая корректировка введенной информации;

Поиск документов в базе данных;

Формирование справок, сводок, отчетов и выдача их на экран и на печать;

Контроль исполнения документов (печать напоминаний исполнителям, контролерам за определенное число дней до контрольного срока).

Исполнение исходящего документа (инициативного, ответа), либо внутри него исполнительного документа, протокола в автоматизированной среде обработки документов будет следующим:

1. Подготовка и согласование подлинника документа. Документ непосредственно готовится на компьютере исполнителя и согласовывается с руководителем. Он может состоять из текстовых файлов, файлов электронных таблиц, растровых изображений, файлов баз данных, либо совокупности любых перечисленных.

Операция - подготовка фактографической информации.

Результат - файл или набор файлов любого формата.

Прием документов.

Поступление документов в организацию, т.е. получение их в почтовом отделении или по другим каналам, производится уполномоченным сотрудником учреждения. В нерабочее время корреспонденцию принимает дежурный сотрудник учреждения.

Корреспонденция может доставляться в экспедицию почтовыми работниками, поступить в экспедицию от курьеров других учреждений и посетителей.

Получение документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, электронная почта) осуществляется уполномоченными сотрудниками непосредственно в организации. На особо важные сообщения испрашивается подтверждение. Содержание таких документов до получения подтверждения не докладывается.

Телеграммы, поступившие в организацию, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрируются по тем же правилам, что и письма.

Прием и первичную обработку документов, в том числе созданных с помощью средств вычислительной техники, в организациях с небольшим объемом документооборота выполняет специально назначенное лицо (секретарь, делопроизводитель, офис-менеджер, инспектор по делопроизводству), а в организациях со значительным объемом документооборота - одно из структурных подразделений делопроизводственной службы, например экспедиция.

При поступлении документов прежде всего проверяется правильность адресования . Затем проверяется сохранность упаковки. Если упаковка повреждена, то особенно тщательно проверяется полнота присланных материалов. Проверка количества листов и наличия приложений к основному документу проводится с целью контроля и учета. При отсутствии приложений или листов в регистрационной форме в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту.

Но инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов.

При повреждении самого документа на нижнем поле последнего листа делают соответствующую пометку «Документ получен в поврежденном виде» , отмечают механические повреждения и информируют об этом корреспондента. В ряде случаев по перечисленным выше причинам документ может быть возвращен.

Заказные и ценные письма, бандероли после проверки их количества, в необходимых случаях – веса отправления и сохранности печатей , а также телеграммы сотрудники получают под расписку в реестрах, квитанциях и учетных журналах.

Первичная обработка документов (распаковка, сортировка)

Вскрытие конвертов . Вскрывают все конверты, за исключением личной корреспонденции (писем с пометкой «лично»), корреспонденции, адресованной в общественные организации.

На всех без исключения документах проставляется отметка о поступлении документа в организацию . Она проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем в правом нижнем углу первого листа документа. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте, после чего письма передаются адресатам.

На первом этапев штампепроставляется лишь датапоступления, при необходимости - часы и минуты, что подтверждает факт и время поступления документа в учреждение. В штампе указывается наименование организации, предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного номера.

Сортировка документов - это распределение поступивших документов нарегистрируемые и нерегистрируемые. Сразу по назначению передаются документы, которые не вскрываются. Затем откладываются нерегистрируемые документы. И, наконец, документы, подлежащие регистрации.

При поступлении машиночитаемых документов (дискет, лент, машинограмм и т.д.) в экспедиции обрабатывается сопроводительное письмо к ним, а машинные носители передаются в вычислительный центр без вскрытия упаковки.

3. Предварительное рассмотрение и распределение документов выполняется наиболее квалифицированными сотрудниками документационной службы, хорошо знающими функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.

Цель предварительного рассмотрения - распределение документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются документы:

· адресованные руководителю предприятия и его заместителям,

· адресованные в конкретные структурные подразделения,

· адресованные конкретным должностным лицам.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказываю следующие нормативно-методические и справочных материалы:

· положение об организации и ее структурных подразделениях;

· должностные инструкции;

· номенклатура дел;

· перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

· технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

Формируются следующие группы документов:

1) группа документов, адресованных руководству учреждения или учреждению без указания структурного подразделения;

2) группа документов, адресованных структурным подразделениям, в том числе специфических документов (плановых, снабженческих, бухгалтерских и т.п.) функциональных структурных подразделений и ответных документов на запросы подразделений;

3) группа предложений, заявлений и жалоб граждан, в том числе адресованных структурным подразделениям.

1) Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения , предварительно рассматриваются в службе ДОУ (например, в канцелярии).

Документы, адресованные в организацию без указания конкретного структурного подразделения или должностного лица, подлежат обязательному предварительному рассмотрению работником службы ДОУ.

Начальник канцелярии или его заместитель (референт) знакомится с содержанием поступивших в канцелярию документов и распределяет их по руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от характера затронутых в документах вопросов.

2) Документы, не требующие принятия решения на уровне руководства учреждения, распределяются по структурным подразделениям . На документе делается помета с указанием индекса подразделения или фамилии специалиста. Такая помета имеет силу резолюции руководителя.

Основная часть поступивших документов (около 80%) направляется из канцелярии в структурные подразделения для исполнения или ознакомления и использования в работе. На документах, которые в последующем должны храниться в делах канцелярии, ставится штамп «Подлежит возврату» . В экземплярах РКК делается отметка о передаче документа: указываются индекс подразделения, дата, фамилия лица, которому передан документ. Один экземпляр РКК помещается в справочную картотеку канцелярии, второй экземпляр вместе с документом направляется в документационную службу структурного подразделения. Дополнительный экземпляр РКК на контролируемые документы передается в группу контроля канцелярии.

3) Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в специальное подразделение - Бюро писем. Бюро производит регистрацию и предварительное рассмотрение письменных обращений граждан и направляет тому должностному лицу, в компетенцию которого входит право окончательного решения затронутого в письме вопроса.

Документы, поступившие по каналам электронной почты, должны подлежать следующей обработке:

· отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки;

· адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе;

· каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики;

· при наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».

Документы, поступившие по каналам факсимильной связи, должны быть обработаны следующим образом:

· объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

· документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения (заявки хранятся в течение 1 года);

· ответственность за содержание информации, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя соответствующего подразделения;

· запрещается передавать текст документа с пометкой «Для служебного пользования»;

· подлежащей передаче документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

· факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

4. Регистрация документов: Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

· учет документов,

· контроль за их исполнением,

· справочную работу по документам.

Документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Следующий вид документационной деятельности - обработка документов - представляет собой совокупность операций и подразделяется на техническую (технологическую, формальную) и творческую (содержательную, информационную).

В процессе технической обработки документ наделяется идентификационными признаками (номер, индекс, шифр и т. п.). Техническая (технологическая) обработка направлена на создание условий для дальнейшей эффективной работы с документом. Применительно к управленческой документации она включает следующие основные этапы:

• - прием и первичная обработка документов. В крупных организациях осуществляется экспедициями или специально выделенным сотрудником, а в небольших учреждениях - секретарем- референтом. Проверяется целостность, комплектность документа. На всех поступающих в организацию документах проставляется специальная отметка (реквизит) о поступлении документа в организацию (дата получения и учетный порядковый номер);
• - распределение поступивших документов между структурными подразделениями, исполнителями;
• - регистрация документов - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Регистрация осуществляется с целью учета документов, контроля их исполнения и информационносправочной работы. Присвоенный документу регистрационный индекс обеспечивает возможность последующего его поиска в базе данных о документах организации, предприятия, учреждения, фирмы;
• - контроль исполнения документов - осуществляется службой документационного обеспечения управления либо секретарем;
• - информационно-справочная работа - представляет собой оперативное информирование на основе созданной справочной картотеки о документных ресурсах организации, учреждения, предприятия;
• - отправка документов.

Следует отметить, что технология обработки документов отличается от обработки данных в информатике, где в качестве технологических операций (процедур) выступают: сбор данных, их формализация, фильтрация, сортировка, архивация, защита, транспортировка, преобразование.

В отличие от технической, творческая обработка направлена непосредственно на содержание, текст документа. Она включает, прежде всего, аналитико-синтетическую обработку, осуществляемую с целью свертывания информации. Еще в эпоху Средневековья придворные чиновники составляли для королей и министров сокращенные тексты государственных документов.

Понятие «свертывание информации» получило распространение в нашей стране с начала 1960-х гг. в связи с увеличением объемов научных работ. Цель свертывания заключается в преобразовании содержания исходного текста в более краткую форму при сохранении или некотором уменьшении его информативности. Свертывание осуществляется таким образом, чтобы в случае необходимости можно было произвести развертывание документированной информации. Это достигается путем сохранения так называемых «смысловых вех», «смысловых опорных пунктов».

Примером подобного рода свертывания может служить составление индивидуального конспекта.

Информационное свертывание подразделяется на лексическое и семантическое. В процессе лексического свертывания уменьшается физический объем текста за счет знаковой составляющей практически без изменения его информативности. С этой целью используются сокращения отдельных слов или даже целых предложений, аббревиатуры, условные обозначения, перевод в иную знаковую систему (употребление формул, графиков, таблиц и др.). Семантическое свертывание осуществляется с целью уменьшения физического объема текста. Оно непосредственно затрагивает содержание текста документа, уменьшая его информативность. В результате семантического свертывания из текста убираются нерелевантные (т. е. неважные, незначимые) и информативно-избыточные фрагменты, в том числе путем их перефразирования 1 .

Кроме того, свертывание можно классифицировать:

• - по степени формализации процесса (интуитивное; алгоритмизированное, в т.ч. анкетное; автоматизированное);
• - по количеству свертываемых документов (реферат, реферативный обзор);
• - по глубине свертывания (библиографическое описание - совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по установленным правилам; аннотация; реферат);
• - по виду анализа (документографический, в результате которого возникают, к примеру, библиографические описания, аннотации; фактографический - фактографическая справка, реферат и т. п.; концептографический - аналитический обзор).

Таким образом, в процессе аналитико-синтетической обработки информации осуществляется:

• - во-первых, количественное преобразование информации (информационное свертывание - библиографирование, аннотирование, реферирование; консолидация больших информационных массивов в виде баз и банков данных);
• - во-вторых, ее структурное упорядочение (систематизация, предметизация и т. п.).
• 1 БлюменауД. И. Конспектирование электронныхдокументов методом визуального сканирования размеченного текста // Научные и технические библиотеки. 2006. № 9. С. 43-44.

В результате аналитико-синтетической обработки происходит преобразование первичных документов, создаются так называемые вторичные документы - библиографические пособия, реферативные журналы, реферативные переводы, обзоры литературы, аннотации, тезисы, резюме. Они могут быть печатными или машиночитаемыми. Этим занимаются библиографические и реферативные службы крупных библиотек страны, центры научно-технической информации, а также современные фирмы, производящие электронные (в том числе сетевые) информационные ресурсы. К слову, первый реферативный журнал появился еще в 1665 г. во Франции и назывался «Le Journal des S§avans».

К числу информационных центров, обрабатывающих огромные массивы документированной информации и одновременно производящих в больших количествах рефераты статей, книг, патентов, принадлежат, в частности, Институт научной информации по общественным наукам Российской академии наук (ИНИОН РАН), фирма Derwent - Derwent Publications (Великобритания), Информационная служба газеты «Нью-Йорк тайме», создающая библиографические описания с рефератами (от 50 до 150 слов) всех материалов не только этой газеты, но также из 70 важнейших периодических изданий США.

В настоящее время предпринимаются попытки автоматизации процессов аналитико-синтетической обработки документированной информации, в частности, с помощью технологий автоматизированной подготовки рефератов на основе обработки полных текстов. Однако эта технология пока еще далека от совершенства.

Высшим уровнем творческой обработки документированной информации является информационно-аналитическая деятельность , которая приобретает в последние десятилетия, а в нашей стране - начиная с 1990-х гг., все более широкие масштабы.

По наблюдению специалистов, структуры, осуществляющие такого рода деятельность, имеют много общего с другими видами информационно-вспомогательных служб, таких как библиотеки, архивы, органы научно-технической информации и другие. Однако, в отличие от традиционных институтов, занимающихся количественными преобразованиями информации и ее структурным упорядочением, информационно-аналитические службы выполняют, прежде всего, задачу качественно-содержательного преобразования информации. В этом отношении они функционально пересекаются с научной и управленческой деятельностью.

Информационно-аналитическая деятельность с древнейших времен являлась важным компонентом управления и инструментом власти. Однако вплоть до последнего времени она не была организационно выделена и оформлена. В наши дни происходит ее институционализация. Формируются системы учреждений, служб, подразделений в составе различных организаций, фирм и ведомств, занимающихся информационной аналитикой в своей области (в структуре органов власти, в сфере бизнеса, в средствах массовой информации, при политических партиях и движениях). В задачи аналитических служб, отделов, сотрудников, занимающих соответствующие должности, входят сбор, анализ информации, а также выработка вариантов управленческих решений.

Широкий размах приобрело формирование независимых коммерческих информационно-аналитических служб, таких как рейтинговые агентства; информационные агентства, издающие различные дайджесты, бюллетени и т. п.; некоторые виды центров, занимающихся консалтингом, экспертизой, информационным мониторингом и т. п.

Важной разновидностью такого рода деятельности стала так называемая «массовая аналитика». В различных средствах массовой информации сформировались информационно-аналитические рубрики, передачи, жанры, рассчитанные на широкую общественность и осуществляющие экспертизу актуальных событий и тенденций отечественной и мировой политики, экономики, социальных, экологических и других проблем.

Значительную по объему информационно-аналитическую деятельность осуществляют такие крупные информационные структуры, как Информационно-телеграфное агентство России (ТАСС), Интерфакс, Российское информационное агентство «Новости» и др., а также аналогичные службы практически всех стран мира, в том числе Ассошиэйтед Пресс (США), Телеграфное агентство Рейтер (Англия), Синьхуа (Китай) и другие.