Распоряжение об утверждении должностной инструкции образец. Утверждение документов. Изменения и новая редакция

Перечень трудовых обязанностей сотрудника содержится непосредственно в его должностной инструкции, которой ему необходимо придерживаться и соблюдать.

А так же все возникающие споры между работодателем и подчиненным, как правило, решаются путем обращения все к той же инструкции.

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Предназначение должностной инструкции

Должностная инструкция выполняет следующие функции:

• Устанавливает определенные требования к квалификации и конкретной должности сотрудника, с учетом его знаний и образования
• структурирует должностные обязанности работника (перечень работ, задач)
• установление пределов ответственности работника.

Важно! Главным предназначением должностной инструкции является определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.

Цели использования должностной инструкции

Если с сотрудником заключена должностная инструкция, работодатель имеет право на:

• доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
• распределить трудовые функции между работниками;
• оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;
• оценить качество выполнения работником трудовой функции;
• доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
• доказать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

Форма представления должностной инструкции

Существует два варианта инструкции:

Необходимость приказа об утверждении должностных инструкций

На практике обойтись без утвержденных должностных инструкций нельзя. Для того, чтобы это было юридически верно, необходимо издать приказ о том, что необходимо из составлять и подписывать у сотрудников. В случае возникновения судебных споров по поводу увольнения работника за несоблюдение должностной инструкций, можно легко восстановиться на рабочем месте, если такая инструкция будет отсутствовать или же не будет приказа о ее издании и утверждении.

Структура приказа о введении должностных инструкций

Законодательной базой не установлен конкретный вид приказа, но исходя из практики, рекомендуют включить следующие пункты:

• Указать наименование документа, о чем он повествует
• Сформулировать необходимость издание данного документа, указать инструкции, на которые ссылаются и руководствуются
• Непосредственно сам текст приказа

Важно! Документ должен быть подписан руководителем. Сотрудники, назначенные за обеспечение мероприятий по разработке данных инструкций и контролем, так же должны поставить свои подписи об ознакомлении.

Составляется на официальном бланке предприятия.

В итоге лучше указать перечень должностей, для которых утверждаются инструкции, а также дату, с какого момента вступают в силу. Приказ не может быть позже, чем сама инструкция.

Образец приказа об утверждении должностных инструкций

ПРИКАЗ №2

Об утверждении должностных инструкций

В целях улучшения условий труда и соблюдения действующего законодательства, для конкретизации обязанностей сотрудников

Приказываю:

1.Утвердить должностные инструкции работников согласно штатному расписанию

2.Ознакомить работников под роспись

3.Контроль за соблюдением данного приказа оставляю за собой

Генеральный директор Потемкина М.О.

Как и где хранится приказ

Согласно Законодательства Российской Федерации все приказы должны храниться в архиве предприятия. Документы, которые не входят в состав личного дела сотрудника, как например приказ, необходимо хранить семьдесят пять лет. Если организация ликвидировалась, то все данные нужно передать в городской архив либо правопреемнику.

Главное в оформлении приказа об утверждении инструкций:

1.соблюсти временные рамки, чтобы изданные приказ был либо накануне самой инструкции либо в тот же день

2.оформить его на бланке организации, с указанием реквизитов

3.обязательно завизировать директором, а также необходимы подписи всех ответственных лиц

4.проконтролировать его исполнение и заключение с каждым сотрудником должностной инструкции

Сотрудникам же необходимо:

1.Внимательно изучить свои должностные инструкции, и в случае несогласия с каким-либо пунктом оповестить работодателя об этом, во избежание недомолвок в будущем

1. подписать инструкцию после выяснения всех обстоятельств

Приказ об утверждении должностных инструкций - образец его мы приведем в нашей статье . А кроме того, расскажем, какова специфика составления данного документа, обосновывающего процедуру использования фирмой должностных инструкций.

Для чего нужен приказ об утверждении должностных инструкций

Теоретически большинство фирм-работодателей может обходиться без должностных инструкций. Но на практике они нужны для эффективного управления кадрами, поскольку в них закрепляются права, обязанности и ответственность работников согласно их должностям. Подписав должностную инструкцию, сотрудник официально признает их.

Что же касается приказа, он наделяет механизм применения должностных инструкций в фирме юридической силой. Должностные инструкции, выданные сотрудникам без издания руководством соответствующего приказа, могут быть признаны судом или трудинспекцией недействительными, а это чревато появлением значительных рисков для бизнеса. Так, если человек был уволен за неоднократное нарушение должностных обязанностей, прописанных в официально не согласованной с работником инструкции, он имеет хорошие шансы восстановиться на работе через суд.

Структура приказа о введении должностных инструкций

Структура приказа о введении должностных инструкций законодательно не определена даже в виде рекомендаций. Но, исходя из практики кадрового менеджмента, допустимо включить в ее состав:

• блок, в котором указывается наименование документа («Приказ о...»);
• текстовый блок с мотивировочными формулировками («В связи с необходимостью...»);
• текстовый блок с резолютивными формулировками («Приказываю...»).

Документ должен быть подписан руководителем фирмы. Сотрудники, которые в соответствии с приказом отвечают за разработку, корректировку, учет должностных инструкций и осуществление иных необходимых действий с ними, должны подтвердить своей подписью факт ознакомления с документом.

В резолютивной части необходимо зафиксировать перечень должностей, для которых утверждается инструкция. Также в ней следует указать даты утверждения инструкций директором. При этом дата подписания приказа должна совпадать с датой утверждения инструкций (или предшествовать ей).

Где скачать образец приказа о должностных инструкциях

Загрузить образец приказа о введении во внутрикорпоративный оборот должностных инструкций вы можете на нашем сайте.

Важно! Работодатель самостоятельно принимает решение о том, в каком порядке оформлять должностные инструкции (далее — ДИ) и вносить в них изменения (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Обычно правила оформления и утверждения ДИ определяются специальным положением о ДИ. Так, положением может быть предусмотрено, что для утверждения ДИ обязательно издание соответствующего приказа. Более подробно об этом можно узнать из статьи по ссылке: Образец приказа о разработке должностных инструкций . В целом для утверждения ДИ может быть достаточно и специальной отметки (грифа об утверждении) на первой странице, если именно такой порядок предусмотрен внутренней документацией и правилами документооборота организации.

Кто утверждает и подписывает должностные инструкции

Как мы уже указали выше, порядок утверждения ДИ определятся работодателями самостоятельно.

Обратите внимание! Обычно данная функция возлагается на руководителя организации. Могут потребоваться также визы юридической и кадровой службы предприятия — в зависимости от предусмотренного положением о ДИ порядка.

В качестве исключения можно обозначить ситуации, когда порядок утверждения ДИ вводится на уровне компетентных госорганов. В этой ситуации обособленные и структурные подразделения должны руководствоваться общим регламентом, утвержденным на уровне соответствующего ведомства (например, приложение 5 к приказу ФТС России от 11.08.2009 № 1458 и др.).

Как утвердить должностную инструкцию: общий порядок

Обычный порядок утверждения должностной инструкции в частной организации включает хотя бы одно из перечисленных ниже действий:

• Нанесение на первой странице ДИ грифа «Утверждаю», содержащего такие реквизиты, как наименование должности руководителя организации, его Ф. И. О., подпись, дату проставления грифа (см. п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003).
• Издание приказа об утверждении ДИ. Такой приказ может одновременно также содержать распоряжение о введении в действие утвержденных ДИ и/или отмене ранее действовавших ДИ и другие поручения (более подробно об этом далее).

Обратите внимание! Зачастую нанесения грифа утверждения вполне достаточно, хотя положением о ДИ может быть предусмотрена необходимость выполнения всех перечисленных выше действий.

Приказ об утверждении должностных инструкций

Важно! Типового/унифицированного образца такого приказа к настоящему моменту не существует, поэтому организация может разработать его самостоятельно с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 и локальной документации.

При этом структура приказа может быть такой:

• наименование документа, место и дата издания;
• цель издания приказа;
• распоряжение об утверждении конкретного перечня должностных инструкций;
• иные сопутствующие распоряжения руководителя (например, о введении в действие утвержденных ДИ, проведении мероприятий по ознакомлению работников с текстом утвержденных ДИ);
• распоряжение о возложении ответственности об исполнении приказа на конкретное лицо;
• подпись руководителя;
• отметка об ознакомлении с приказом ответственного за его исполнение лица.

Такой приказ может быть составлен на основе предлагаемого нами шаблона по ссылке: Приказ об утверждении должностной инструкции - образец.

Таким образом, порядок утверждения должностных инструкций определяется работодателем самостоятельно в локальной документации. При этом данный порядок может и не предусматривать необходимость издания приказа об утверждении ДИ, достаточно может быть и специального грифа об утверждении.

Держите под рукой образец приказа об утверждении должностных инструкций - готовый пример правильного оформления документа!

Из статьи вы узнаете:

Должностная инструкция (ДИ) - организационно-распорядительный документ, устанавливающий обязанности и полномочия работника, который занимает определенную должность. Для каждой позиции в штатном расписании работодатель разрабатывает отдельную инструкцию, которая в дальнейшем используется:

• в процессе отбора и найма персонала;
• для ознакомления новых работников с трудовыми функциями;
• при внедрении систем оплаты труда и ранжировании должностей;
• для эффективного распределения обязанностей между сотрудниками;
• в аттестационных мероприятиях и карьерном планировании;
• в качестве аргумента при рассмотрении трудовых споров.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.

Скачайте документы по теме:

Работодатель сам решает, какие положения включать в документ, и сам выбирает формулировки. Ориентироваться можно как на актуальные профстандарты и квалификационные справочники, так и на локальные нормы (например, на положения о структурных подразделениях).

Масштаб проекта и количество задействованных в нем специалистов тоже определяет работодатель. Кто-то создает специальную рабочую группу, а кто-то ограничивается назначением одного ответственного лица. Иногда для успешного решения задачи приходится привлекать к работе компетентных специалистов из самых разных департаментов - кадрового и юридического отделов, производственных подразделений, службы делопроизводства. Чтобы дать старт процессу разработки, издается приказ о должностных инструкций , образец которого стоит рассмотреть подробнее.

Приказ о разработке должностных инструкций: образец-2017

Типовой образец приказа о должностных инструкциях-2017 состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагается причина, по которой возникла необходимость в утверждении инструкций. Здесь целесообразно сослаться на законодательные нормы и объективные потребности предприятия. В распорядительной части содержатся непосредственные указания исполнителям.

Помимо набора стандартных реквизитов (сведения о компании, дата и место издания, подписи и печати), которые содержит любой образец приказа о должностных инструкциях, образец-2017 должен включать:

1. наименования должностей, для которых разрабатываются ДИ;
2. сведения о сотрудниках, ответственных за работу над проектом;
3. срок, отведенный на подготовку документов.

Практика показывает: чем точнее обозначены сроки разработки, тем проще контролировать процесс поэтапно и в целом. Контроль за выполнением приказа обычно берет на себя генеральный директор организации или его заместитель. Строгих требований к оформлению и структуре документа нет.

Каждый новый локальный акт вводится в действие распоряжением работодателя. В данном случае потребуется приказ об утверждении должностной инструкции, образец которого представлен в нашей базе кадровых документов и доступен для скачивания всем подписчикам. Издается он только после окончательного согласования проекта ДИ со всеми заинтересованными сторонами, в том числе - профсоюзом, если такое требование прописано в коллективном договоре или иных локальных актах.

Если на локальном уровне необходимость согласования с выборным органом, представляющим интересы работников, не закреплена, работодатель не обязан учитывать мнение профсоюза при разработке ДИ. Подробнее о ситуациях, в которых без одобрения со стороны профсоюзных представителей не обойтись, читайте в тематических материалах «Учитываем мнение профсоюза: как правильно оформить? » и «График отпусков и профсоюз ».

Приказ составляется в свободной форме. Стандартный образец приказа на утверждение должностной инструкции в 2017 году содержит:

1. реквизиты работодателя;
2. наименование утверждаемой ДИ (если инструкций несколько, в распорядительной части документа обязательно перечисляются списком все наименования);
3. дату утверждения;
4. указание на необходимость ознакомления с ДИ всех сотрудников, на которых распространяется ее действие;
5. сведения о лицах, ответственных за реализацию распоряжения.

Поскольку требования к структуре и содержанию документа минимальны, работодатель может использовать любые формулировки по своему усмотрению. В качестве примера обычно используется типовой приказ на утверждение должностных инструкций.

Важно: вовсе не обязательно каждый раз, внедряя новую инструкцию, издавать отдельный распорядительный документ. Количество ДИ, вводимых в действие одновременно, ничем не ограничено, а образец приказа на утверждение должностных инструкций - сразу нескольких - довольно прост в оформлении и мало чем отличается от примера выше.

Приказ заверяется печатью организации и подписью ее руководителя. С этого момента новая ДИ вступает в действие. Но требовать выполнения любых пунктов инструкции можно только от работников, ознакомленных с ее содержанием. Поэтому в приказе должны расписаться все упомянутые в нем должностные лица, которым поручено довести инструкции до ведома персонала на местах.

Чаще всего это начальники отделов, филиалов и служб, в обязанности которых входит ознакомление подчиненных с локальной нормативной документацией. Каждый раз, принимая в штат новичка, помните о ст.68 ТК РФ и знакомьте его с внутренними регламентами, положениями и инструкциями до заключения трудового договора . Обязательные этапы и малоизвестные нюансы процедуры трудоустройства детально освещены в статье «Как оформить прием на работу ».
Скачать в.doc

Скачать в.doc

Как поступить, если изменения в ДИ затрагивают трудовую функцию работника, читайте в статье «Изменяем и дополняем должностную инструкцию ». Рекомендации эксперта помогут организовать пересмотр условий трудового договора в полном соответствии с нормами трудового права. Рекомендуем также ознакомиться со статьей «Как составить дополнительное соглашение к трудовому договору » с наглядными примерами оформления соглашений, заключаемых с персоналом.

Отказ от применения должностных инструкций не считается прямым нарушением трудового законодательства и не грозит компании многотысячным штрафом. Но в ходе проверки инспектор ГИТ обязательно их запросит. Да и в целом глупо отрицать пользу, которую способен принести работодателю комплект грамотно составленных ДИ. Поэтому не откладывайте их разработку в долгий ящик. А если проекты уже готовы к утверждению, дело за малым - издайте приказ о введении должностных инструкций (образец-2017 поможет правильно составить документ) и проконтролируйте процесс его реализации.

Без механизма документального оформления должностных инструкций последние не имели бы юридической силы. В этом вопросе незаменимым помощником становится отдельный приказ. Но с правилами его оформления и составления до сих пор знаком далеко не каждый руководитель.

В теории, большинству фирм-работодателей должностные инструкции вообще не нужны. Но благодаря таким документам управление человеческими ресурсами становится более эффективным.

Ведь именно должностные инструкции помогают в письменной форме закреплять обязанности и ответственность с правами работников, в соответствии с должностями, которые они занимают.

Сотрудник официально заявляет, что согласен с содержанием инструкции, когда ставит на ней свою подпись.

Приказ об утверждении должностных инструкций необходим, чтобы последние обрели юридическую силу.

Работники после ознакомления ставят свои подписи в специальном листе, подтверждая согласие с действующими правилами. Неисполнение обязанностей наказывается дисциплинарными взысканиями.

Образец и общая структура документа

На законодательном уровне какой-либо универсальной формы для такого приказа не установлено. Есть лишь несколько блоков, которые допустимо включать в состав:

• Текстовый с резолютивными формулировками. Здесь руководитель сообщает о своих приказах.
• Текстовый с мотивами. Здесь описывается, почему вводят то или иное правило на предприятии.
• Блок с наименованием документа.

Как составить приказ о назначении генерального директора? Кто должен этим заниматься? Порядок написания документа и примеры вы найдёте в .

Руководитель фирмы в обязательном порядке ставит свою подпись на этой бумаге.

Свои подписи ставят и сотрудники, которые отвечают за учёт, корректировку и разработку должностных инструкций, осуществление других необходимых действий в связи с этим документом.

Образец приказа об утверждении должностных инструкций можно скачать .

Резолютивная часть посвящена перечню должностей, для которых и требуется утверждение инструкции.

Обязательно наличие дат, в которые и произошло утверждение. Даты подписания и утверждения должны совпадать друг с другом.

Должностные инструкции в новой редакции

Любая должностная инструкция относится к локальным нормативным актам на предприятии.

Локальные нормативные акты, в любых версиях, утверждаются всего двумя основными способами:

• Приказом или специально издаваемым документом.
• Должностным лицом, руководителем.

Во втором случае действия будут такими. Гриф утверждения проставляется на самом нормативном акте. Это делается только на правой стороне, на поле, которое находится вверху.

Сам гриф состоит из одного слова «Утверждаю», только кавычки отсутствуют. Обязательно наличие должности лица, отвечающего за утверждение. Ставится подпись с датой и инициалами, фамилией.

Если документы утверждаются таким грифом, потом отдельные приказы издавать не нужно.

При наличии приказа об утверждении должностных инструкций

Работодатель самостоятельно определяет форму самого приказа. В таком документе обязательно отразить:

• Фамилии с должностями лиц, которые обязаны соблюдать инструкции.
• Указание об ознакомлении со сроками, за которые это надо сделать.
• Дату, когда локальный акт был введён в действие.

В каких случаях необходимо составить ? Образец акта и правила его использования смотрите по ссылке.

Каждый из способов утверждения правомерен. И имеет законную силу.

Внесение изменений в должностные документы

Чаще всего должностные инструкции подвергаются изменениям, когда корректировки вносятся в объём должностных обязанностей. Либо если другими надо сделать технологические, организационные условия труда на предприятиях.

Порядок внесения изменений в должностные инструкции не установлен точно на законодательном уровне.

Это значит, что у каждой организации есть право на самостоятельную разработку порядка данной процедуры. Сам порядок закрепляется в одном из локальных документов. Главное – учитывать пару факторов при внесении изменений.

Характер. Затрагивают ли изменения основные, важные моменты в индивидуальном или коллективном трудовом договоре?

Способ оформления самого документа, который требует корректировки. Изменения можно оформить либо как самостоятельный документ, либо в качестве приложений.

Создание дополнительного соглашения будет оптимальным решением, если сами инструкции – приложение к основному трудовому договору.

Или можно создать новую редакцию инструкций, если последние оформлены отдельным документом, а сами изменения не касаются основных положений договора.

Руководители кадровой службы должны обязательно оценить, насколько целесообразно введение инструкций и новых положений к ним. На следующем этапе руководству высказывают мнение, каждый из сотрудников.

При необходимости, организуется совместная доработка документа. Если уволены лица, подписавшие и утвердившие документ, менять реквизиты не требуется. Ведь инструкции действуют на протяжении долгого времени.

В приказе по должностным инструкциям заполнение реквизитов происходит также, как и в других приказах, обычных.

Разница появляется разве что в содержании констатирующей, распорядительной части. Одним приказом можно утверждать не только одну инструкцию, но и сразу несколько.

О новых редакциях приказов по должностным инструкциям

Обычно в инструкции вносятся изменения, когда меняются и основные рабочие обязанности. Тогда составляют сразу несколько приказов. Один – о том, что отменяется старая версия. Другой – о закреплении на практике новой редакции.

С новой редакцией каждый работник знакомится под личную подпись.

В приказе обязательно надо писать личную информацию руководителя и наименование организации.

Далее идёт описание ситуации из-за которой и возникла необходимость издавать приказ. Описать надо изменения, внесённые в документ, хотя бы кратко. Бумаги оформляются в свободной форме, потому каждое предприятие разрабатывает их индивидуально.

В остальном приказы состоят из тех же частей, что и обычные документы, об этом уже писалось выше.

Какой должна быть эффективная должностная инструкция вы узнаете из этого видео: